メール本来の機能を把握して上手に使おう

自分が在宅勤務している、もしくは相手が在宅勤務しているとき、メールを使うことが多くなりがちです。

相手の時間を奪わずに(正確には奪うのですが)送ることができるので、相手がどんな状況か分からない在宅勤務が入り混じる状況では、気軽に使える便利なツールです。

しかしやはりその機能には限界があって、それを知っておかないと、結局無駄が多くなります。

勝手に自滅した件

先日の出来事です。

私が在宅勤務中に、別の部署の方からメールが送られてきました。

そのメールでは、これまでわたしが準備して認識していた内容と違うことが決まった、と一方的に告げられていました。

寝耳に水でしたので、すぐそのメールに返信しました。

これまで経緯や、他にも整理中の課題もあって一緒に解決しないといけないこと等、自分の思いを込めて書きました。

すぐ返信があるだろうと思っていましたが、無かったので、腹立ち半分でそれ以上は触れずにおきました。

翌日、その方から私の携帯に直接電話が入ってきました。

なぜ違うことが決まったのか、その経緯を丁寧に説明してくれて、どれも納得のいく答えでした。

さっさと会話しよう

お分かりのように、メールでやり取りするから誤解が生まれました。

別の部署の方からメールが入ってきた時点で、私から電話すれば良かったのです。

その方のメールも言葉足らずで「伝わらない」メールでしたが、みんながみんな、上手なメールを書くとは限りません。

(それなのに頭に血が上って勝手に失望して…アホですね)

相手がどんな人なのかも思いを巡らせて、「いま会話できますか?」とメッセージ入れてさっさと話した方が圧倒的に早かったですね。

まとめ

わたしも普段はできるだけ会話派ですが、在宅勤務中でメールやビジネスチャットの使用頻度が上がっていたこともあって、ついメールでやりとりしてしまいました。

メールの本来の機能(多くの人に連絡事項を同時に伝える、文字に残してリマインド)を認識して、それ以上のことは出来ないと割り切っておかないと、無駄なことに時間もエネルギーも使ってしまいます。

疲れている時、感情的になった時にこの傾向が出てきやすいので、そうならないように気をつけたいと思います。


kotetsu

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