仕事の生産性を落とす「ついメールを見てしまう」への対策2

前回は自分にとって業務効率を1番落とす弊害は

メールをつい見て反応してしまうことであると書きました。

今回はそれぞれの対策について書いていきます。

そもそもメールソフトを開かない

昔はメールソフトは開きっぱなしでしたが、

今は基本的にずっと閉じています。

メールを見るには、クリックして起動する時間がかかります。

一手間かかる状態にすることによって、

見たくなる衝動を少しでも抑えています。

通知を切っておく

通知機能というものがありますが、

私は積極的に切るようにしています。

そんなのが出てきたら気になって仕方ない。

仕事中に「ちょっといい?」と話しかけられる事と同じです。

話しかけられると業務が途切れるように、

通知機能でポップアップが上がってくると

同じように集中が切れます。

ですので、私は通知機能を常に切っています。

ちなみに、同じ理由で携帯電話でも

あらゆるアプリの通知機能を切っています。

メールを捌くための時間をあらかじめ設定する

メールを読んだり、発信したりする時間を

あらかじめ設定しています。

自分は2時間ごとに15分確保しています。

これをやっておくとメールだけに集中できるので

裁くスピードが上がります。

「自分はメール時間を予定に入れている」という

安心感も生まれます。

時間がかかりそうなメールは別フォルダに放り込む

簡単にさばける内容であれば

確保している時間に終わらせるのですが、

中にはちょっとしたプロジェクトに

発展する内容も含まれています。

「あ、これ時間かかるな」と思うときは

すぐ「あとでじっくり読む用の別フォルダ」に放り込みます。

フォルダー中身を見返す時間は早朝に設けており、

冴えた頭で取り組むことができます。

督促されるまで待つ

即レス強迫症の私にとって、これはかなり勇気が必要でした。

どうしても見逃してしまうこと、

あとで取り組もうと思って忘れてしまうこともあります。

そうならないように何でもかんでも相手に合わせて反応すれば

自分の業務の時間はすっかりなくなってしまいます。

取りこぼしてしまうメールは仕方ないと覚悟を決めて、

相手を信じて督促されるまで待つようにしています。

本当に大事な内容であれば、誰でも督促しますよね?

(逆に大事でなければ相手もスルーします)

督促は、電話か直接の会話が多いので、絶対反応できます。

見逃していたことを謝って、それで対応すれば何とかなります。

自分はそれで大きな問題になった事はありません。

まとめ

メールを物理的に見ないようにしたり、

あらかじめ処理する時間を確保したり、

見逃した重要なメールは必ず督促されると信じたりして、

自分は精神衛生を保つようにしています。

これはメールだけでなく、

TeamsやSlackといったビジネスチャットでも同じです。

コミニケーションツールに主導権を奪われない工夫ですね。


kotetsu

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